La Contabilidad, los Costos y la Inflación en las Empresas. Reflexiones.

 

Números y más números.

La Contabilidad y su importancia en las Empresas.

INTRODUCCIÓN.

 La Contabilidad en su concepción más simple es el registro de las transacciones comerciales de una empresa. Partiendo de esto, el ser humano ha realizado dichas transacciones desde tiempos inmemoriales. Las investigaciones arqueológicas apuntan al medio oriente, en la antigua Mesopotamia, como la fuente de la escritura cuneiforme. Se han encontrado miles de tablillas en la antigua Sumeria, Mesopotamia y la región de Asiria. La evidencia apunta que eran utilizadas principalmente para registrar ventas, compras, préstamos, pagos, convenios y otro tipo de actividades propias del comercio.

 De este modo, tenemos claro que la actividad contable ha existido desde tiempos muy lejanos y hoy día es una de las disciplinas más importantes en una empresa. La contabilidad es una ciencia y es un arte. Es una ciencia porque dispone de un cuerpo de conocimientos, métodos y técnicas probadas. Es también un arte porque permite el uso del talento humano para transformar una serie de datos masivos en información sintetizada y útil.

La Contabilidad registra las transacciones comerciales, las clasifica y elabora documentos por medio de los cuales los interesados pueden apreciar el desempeño global de una empresa.

 Sin Contabilidad no hay empresas. Dependen totalmente de la contabilidad. Sin ella funcionarían sin rumbo, sin saber lo que hacen y como lo hacen.

 

 LA CONTABILIDAD Y SUS APLICACIONES.

 Las empresas funcionan con tres elementos contables denominados Activos, Pasivos y Patrimonio.

Los Activos son todos los recursos con los que dispone una empresa para realizar sus actividades; sus principales elementos son el efectivo (bancos), inventario y cuentas por cobrar. Es decir, todos los recursos financieros con los que puede operar y generar ganancias.

Los Pasivos son todas las deudas o compromisos en los que incurre una empresa para sus actividades; uno de sus principales elementos son las cuentas por pagar. Es decir, todo lo que la empresa adeuda por concepto de adquisiciones, sean de materia prima, maquinaria o gastos. El Patrimonio son todos los recursos no comprometidos con los que dispone una empresa.

 De este modo, obtenemos una de las ecuaciones básicas de la contabilidad: Activo es igual al total de Pasivos más el Patrimonio.

 Dentro de la práctica contable se identifican dos tipos de contabilidad: la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa.

 Ambas trabajan con la misma fuente de datos: los registros contables de las transacciones comerciales. La diferencia principal radica en el uso final que se le da a la información obtenida. La contabilidad financiera tiene la función de informar a los agentes exteriores acerca del funcionamiento general de la empresa. Hablamos de accionistas (existentes y potenciales), acreedores, bancos, bolsas de valores, y público en general cuando se trata de empresas públicas. Sus informes (estados financieros) y su elaboración están estrictamente regulados por principios contables universales.

La contabilidad administrativa, por su parte, tiene la función de informar a los gerentes, supervisores y directivos de las empresas, responsables de tomar decisiones. Sus informes son de naturaleza amplia, detallada y privada, y se usan para obtener información que permita a los directivos evaluar opciones, modificar directrices y tomar decisiones.

 En lo que toca a la función básica de registrar transacciones, la contabilidad financiera dispone de dos métodos: el método de base devengado y el método de base de efectivo.

 El método de base devengado (accrual method), registra las transacciones justo cuando estas han ocurrido. Generalmente las transacciones de ventas o compras tienen un elemento de tiempo (términos de pago), gracias al cual, lo que se vende no se cobra de inmediato, y lo que se compra tampoco se paga de inmediato. El método de base devengado registra una venta o una compra en el momento que ocurre la transacción, aun si no hay transferencia de dinero.

 El método de base de efectivo es justo lo contrario, las transacciones se registran contablemente hasta el momento en que ocurre la transferencia de dinero entre las empresas y sus clientes o sus proveedores. Por ejemplo, si se realiza una venta con términos de pago a treinta días, esta se registrará contablemente hasta el momento en que el cliente pague el producto (treinta días).

  

CONCLUSIÓN.

 La Contabilidad proporciona a los gerentes y directivos la información financiera para tomar decisiones. No se puede trabajar sin esto.

Toda persona que aspire o que ya tenga un cargo gerencial, debe tener nociones básicas de contabilidad. Sin importar el área en la que se desempeñe. Puede ser ingeniero, médico, abogado, especialista en gestión ambiental, diseñador de productos, etcétera. Cualquiera que sea su especialidad dentro de la empresa, si tiene responsabilidades de toma de decisiones con impacto financiero, está llamado a formarse en los conceptos básicos de la contabilidad financiera y administrativa.

Porque las decisiones se toman siempre en base a datos, a información financiera, y esta solo puede ser proporcionada por la contabilidad.

También es importante desarrollar algo a lo que llamo cultura contable. Esto se resume en la siguiente frase: todas las transacciones que se realizan en una empresa quedan registradas por el sistema contable, aun las que no se reportan.

Una merma en el área de producción por ejemplo, si no se reporta en el sistema MRP, el sistema contable de todos modos lo detectará, tarde o temprano. Existen mecanismos dentro de la contabilidad para detectar los faltantes (conteos cíclicos, inventarios físicos).

 La contabilidad está llamada a ser, en mi opinión, parte del cuerpo de conocimientos básicos de cualquier persona responsable de tomar decisiones en una empresa, sea cual sea su función.

Los Costos de Producción, su importancia y aplicación.

ANÁLISIS DEL DOCUMENTO.

 El objetivo principal del artículo es mostrar al lector las herramientas para determinar la rentabilidad de un negocio. La herramienta principal que expone es el análisis de los costos de producción, los cuales los proporciona la Contabilidad Administrativa.

También aborda la evaluación de opciones de mejora para que los procesos de manufactura eleven su nivel de productividad, garantizando con ello, un incremento en los márgenes de utilidad.

El entorno elegido por el autor es el cafetalero.

Su trabajo gira en torno a la elaboración del café, analizando todos y cada uno de los procesos de transformación (productivos) hasta tener una deliciosa tasa de café en nuestras manos.

El autor se propone explorar los siguientes temas:

1.     Conceptos básicos.

2.     Costos de producción, su estructura y sus componentes.

3.     La interpretación de los costos de producción.

4.     El punto de equilibrio y su importancia dentro de todo el análisis financiero.

Los costos de producción son todas las inversiones de capital que se utilizan para el funcionamiento de una empresa o proyecto productivo. Incluyen materia prima, mano de obra, y todos los gastos necesarios para que una empresa pueda operar eficientemente.

Cualquier persona que busque iniciar un negocio debe conocer la estructura de sus costos. Renunciar a esta obligación, lo hace vulnerable y lo pone en un camino seguro al fracaso.

Cuando se conocen los costos de producción, se puede planificar y organizar las actividades, medir el desempeño, elaborar presupuestos y tomar decisiones, tanto financieras como operativas y de servicio al cliente.

 

Costos VS Gastos.

Una de las dudas que surgen siempre en las personas que se inician en el análisis de costos de producción y prácticamente en cualquier actividad que incluya costos y gastos, es precisamente saber diferenciarlos. Al final de cuentas, en ambos casos el empresario desembolsa dinero para su apropiación. Pagar la luz de la fábrica o pagar el envase donde se guarda el café para su venta, representa una salida de efectivo. ¿Cómo saber si se esta pagando un costo o un gasto?

Hay varios elementos que nos dan la pauta para diferenciarlos, el más importante en mi opinión, para el caso de una cafetalera, es la relación que tiene lo adquirido con el producto que se fabrica para vender.

Si lo adquirido formará parte del producto final (un bote de café) entonces decimos que es un costo. Puede tratarse de materia prima, la mano de obra directa, es decir, los salarios de las personas que trabajan directamente en los procesos de transformación, y otros gastos que contablemente se adhieren al producto, generalmente llamados gastos indirectos de fabricación.

Por otro lado, si lo que se pagó fue para asegurar el funcionamiento de la empresa, llámese energía eléctrica, renta, salarios administrativos, agua, teléfono, gasolina, mantenimiento, y demás, se consideran gastos. No son parte del proceso de transformación del producto que se vende.

Para un uso adecuado y una comprensión correcta, los costos de clasifican en cuatro categorías: variables, fijos, directos e indirectos.

 

Costos Unitarios.

Una forma rápida para estimar el costo unitario de un producto es mediante la realización de una fórmula que se expresa de la siguiente manera:

 

Conocer la estructura de los costos de producción es fundamental para su correcto cálculo. Se debe conocer la totalidad de los insumos y los procesos productivos a través de los cuales, las materias primas son convertidas paulatinamente en el producto final. Estos procesos productivos son muy importantes en su diseño. Se debe identificar correctamente los gastos que generan, tiempos, movimientos, traslados, esperas, todo debe ser cuantificado para que la recolección de los gastos sea correcta.

 

EL DIAGNÓSTICO FINANCIERO, EL PUNTO DE EQUILIBRIO Y LA RENTABILIDAD.

El punto de equilibrio y la rentabilidad son dos indicadores que forman parte de un diagnóstico financiero. Este sirve, en última instancia, para determinar la situación financiera de una empresa y se utiliza para la toma de decisiones, tanto internas (directivos) como externas (inversionistas, bancos, proveedores y acreedores).

El punto de equilibrio ocurre cuando el total de los costos de producción son iguales al total de las ventas. Por ejemplo, si vendemos el producto “A” en cien pesos, y la suma de los costos para producirlo es de cien pesos también, entonces ese es el punto de equilibrio. Cien pesos de venta menos cien pesos de costos nos arroja cero. Cero utilidad. Si el costo del producto es mayor de cien, entonces el punto de equilibrio es negativo y la empresa pierde dinero cada vez que fabrica el producto “A”.

La Rentabilidad por otro lado, es un indicador que se utiliza para determinar si la empresa produce ganancias sobre lo invertido. Se expresa con la siguiente fórmula:

 

Por ejemplo, si una empresa cafetalera tuvo ventas de 1,000 pesos y sus costos de producción fueron 750 pesos, la fórmula nos indica lo siguiente:

La rentabilidad sería del 33.3%

Estos son métricos que las empresas utilizan para medir su desempeño.

 

LA IMPORTANCIA DE LA DETERMINACIÓN DE LOS COSTOS DE PRODUCCIÓN Y SUS BENEFICIOS. Reflexión Final.

Mi reflexión va dirigida a los pequeños emprendedores que sin entender los fundamentos de sus costos de producción, se lanzan a la aventura de iniciar un nuevo negocio. La mayoría termina en fracaso.

Hablemos de negocios como taquerías, venta de hamburguesas, pastelerías, cenadurías, y otros giros del mismo orden.

El objetivo es siempre el mismo: generar ganancias para sostener el negocio, vivir de las mismas ganancias y reinvertir lo que sobre. Eso está claro.

Las fallas comienzan cuando, sin entender muy bien por qué, las ganancias no llegan. Las cuentas no salen.

Saber calcular los costos de lo que producen es tan importante como las ventas mismas. Al menos en estos niveles. Si no sabemos lo que nos cuesta producir lo que vendemos, jamás podremos determinar con veracidad las ganancias. Si ignoramos las ganancias, no sabremos si vale la pena o no el negocio.

De hecho, este análisis de costos de producción se debe realizar antes de iniciar el negocio. El documento se llama plan de negocio e incluye presupuestos de ventas, costos y gastos. Es necesario conocer de antemano los puntos de equilibrio y el nivel de rentabilidad para determinar si vale la pena o mejor se invierte el capital en otro giro.

Así de importante es.

La Inflación - ¿Cómo afecta las finanzas de las empresas?

La inflación es un fenómeno socioeconómico que tiene repercusiones en todos los aspectos de la vida de las personas y de las empresas. Es también uno de los indicadores financieros que miden el desempeño de un país tanto en lo macro como en lo microeconómico.

La escalada de precios de los bienes de consumo nunca está balanceada con los ingresos de las personas. Es decir, los precios suben pero los salarios permanecen estáticos durante el año y solo se ajustan al inicio de año en el mejor de los casos. Los ajustes salariales van siempre detrás de la inflación y rara vez reflejan la realidad en que se vive.

Las empresas, como principio de operación financiera, están obligadas a crecer año tras año para mitigar los efectos de la inflación. Esto explica en parte los programas agresivos de reducción de costos en las materias primas, gastos de operación, y competencia feroz por mercados ya ocupados por la competencia. Se debe crecer en primera instancia para no sucumbir ante los efectos inflacionarios.

El incremento a los salarios mínimos establecido por el gobierno mexicano a inicios del 2019 fue un parteaguas en la economía mexicana. En la zona noreste de México, y en particular en las empresas maquiladoras de Matamoros, Reynosa y Laredo, la situación tuvo efectos en todo el tejido social.

Huelgas, despidos, amenazas, incertidumbre y otros efectos, se vivieron con mucha intensidad. Las empresas que decidieron al final ceder ante lo inevitable, es decir que no se fueron del país, tuvieron que absorber costos millonarios en moneda extranjera, principalmente dólares.

Los efectos inmediatos fueron, en primera instancia, un mayor poder adquisitivo de los obreros y en particular de todos aquellos que recibieron el bono de compensación. La derrama económica fue evidente en las ciudades y esto tuvo un efecto inflacionario no previsto como resultado de la ley de oferta y demanda.

En el caso de las empresas, el efecto fue en dos fases. Uno inmediato por el fuerte desembolso no planeado para liquidar los bonos. Y el segundo fue a mediano y largo plazo.

La orden corporativa en la empresa donde yo laboraba esos días fue una sola: recuperar todo el dinero desembolsado a través de proyectos de ahorro (materias primas y operaciones) y reducción de pasivos, principalmente cuentas por pagar: reducción de inventarios. Cancelación de proyectos orientados al mejoramiento de las instalaciones, becas de estudios a trabajadores, entre otras cosas.

El mensaje fue también muy claro: si el dinero no se recuperaba, el corporativo consideraría opciones para el cierre definitivo de la planta.

Considero que de inicio estas y otras medidas encaminadas a proteger las finanzas son imperativas. Sin embargo, quizá podría ser momento de evaluar otras opciones. ¿En que no estaban pensando las empresas en esos días? En invertir. Al menos en nada que no fuera estrictamente necesario para el sostenimiento de la operación.

Los nuevos estándares en los costos de manufactura después del ajuste del 2019 eran inevitables. El nuevo salario se tenía que pagar, y de hecho se pagó. No hacerlo equivalía a una huelga que repercutiría en costos aún mayores.

Mi reflexión y sugerencia está encaminada a acelerar el crecimiento con nuevos clientes, nuevos programas, nuevos productos. Utilizar el apalancamiento con precisión e invertirlo en nuevos productos y servicios, en nuevos valores agregados. Aprovechar el momentum para evaluar líneas de productos cuyos márgenes están cerca del punto de equilibrio y eliminarlos del catálogo.

Hacer uso inteligente y exhaustivo de la información contable con la que dispone la empresa y movilizarla a favor de la recuperación.

Enfocarse únicamente en la contención de los costos no fue, en mi humilde opinión, la mejor de las decisiones.